Lo Que Siempre Quizo Saber y No Se Atrevió a Preguntar

Por: Eduardo Eyzaguirre
TASA Income Tax and Accounting

Este articulo habla sobre los gastos en que se incurren durante la gestión u operación de una empresa y que por su naturaleza pueden ser deducidos en forma total o parcial.

¿Todo el dinero recibido es ingreso?
Antes de continuar con los gastos pueden ser deducidos en la declaración de impuestos contra el total de los ingresos, debemos explicar, que no todo el dinero que ingresa en una compañía esta sujeto a impuestos. Por ejemplo; dinero recibido por préstamo al negocio, dinero proveniente de cuenta personal depositado en la cuenta del negocio para cubrir sobregiro, dinero recibido por empleados repagando un préstamo, dinero recibido por seguro de vida o pólizas de accidente, etc.

Solamente el dinero recibido por concepto del negocio o profesión debe ser reportado. Esto puede parecer una tontería pero e muy usual que muchas personas no recuerdan las diferentes clases de depósitos que hicieron en la cuenta del negocio y salen reportando estos ingresos en la declaración de impuestos.

¿Cuáles son los gastos que puedo reclamar?
Gastos elegibles de una compañía son gastos relativos a las actividades del negocio. Ellos incluyen cualquier crédito en impuestos que tú has reclamado en el GST.
En forma general el criterio que se debe usar para deducir un gasto debe ser incurrido para hacer negocio, el cual tenga una razonable expectación de ganancia sobre un periodo de tiempo. El gasto mismo debe ser razonable y no de naturaleza de capital o inversión. Esto es, ellos deben ser usados en las actividades normales de la empresa y usualmente tener una vida útil de menos de un año.

Gasto de capital, son aquellos que se hacen para adquirir un bien con una vida útil de mas de un año y que no pueden ser deducidos como un gasto común en el año de la adquisición. Sin embargo están sujetos a la depreciación (C.C.A) en diferente tasa acuerdo a su clasificación.

Uno puede deducir cualquier gasto relativo a las actividades del negocio como hemos explicado, pero recuerda que tú puedes deducir únicamente los gastos del negocio y no así los gastos personales.

Quiero empezar con los diferentes tipos de deducciones que se pueden reclamar en un negocio y que son los más controvertidos, ya que por su naturaleza o áreas grises en el Acta de Income Tax se prestan a diferentes interpretaciones, las cuales pueden ser validas si podemos sustentarlas o en otros casos a opiniones equivocadas.

¿Empleado o contratista independiente?
Para los empleados tú tienes que hacer deducciones de los pagos que les haces por su trabajo, tales como, CPP, UIC, y los impuestos. Para los contratistas independientes, no tienes que hacer ninguna deducción. Pero si Revenue Canadá determina que tu “contratista independiente” es realmente un empleado, te hará a ti responsable por todo el CPP, UIC e impuestos personales que tú debiste haber deducido en su momento y puede probablemente agregarle intereses y multa.

Tú puedes ser seguro enjuiciar al empleado/contratista independiente para que te devuelva los impuestos, pero ante Revenue Canadá tú eres el responsable del pago. También si tu “contratista independiente” es encontrado que en realidad es un empleado, tu tendrás que pagar vacaciones, el impuesto de salud OHIP y quizás pago por terminación de trabajo.

He querido hacer esta introducción, ya que hay una reciente tendencia tanto entre empleadores así como empleados para cambiar el actual status de empleado por el de contratista independiente. La idea básica es entrar en un acuerdo especial con el empleado o empleador para poner en práctica este cambio de status. Para ser franco no todo el mundo puede obtener los beneficios se llamados self-employed. Consulta las posibilidades antes de ponerlas en práctica.

¿Soy o no soy un trabajador independiente?
A las siguientes preguntas, si respondes con un si, favorece a tu status de trabajador independiente.
1- ¿Tu tienes otra fuente de ingresos y puedes trabajar para otras compañías?
2- ¿Puedes buscar otros empleados o subcontratista para asistirte en este proyecto?
3- ¿Aceptas cualquier riesgo o responsabilidad para llevar a cabo tu proyecto?
4- ¿Este proyecto o trabajo tiene un tiempo determinado y no es de tiempo indefinido?
5- ¿Tu provees tu propio material y equipo?
6- ¿Eres tu inelegible a los planes de beneficio para empleados por parte de la compañía?
7- ¿Puede la compañía que te provee los contratos sobrevivir sin tu servicios porque tu no eres parte integral de la compañía?
8- ¿Emites tus facturas a la compañía, agregando el GST si es aplicable y pagas gastos como Worker Compesation?
9- ¿Tu tienes el control de, cuando, donde, y como tu debes trabajar?

Si eres tu quien esta pagando a un contratista o subcontratista, asegúrate de hacer el pago con cheque ya que Revenue Canadá no te reconocerá el gasto aunque le presentes recibos del pago o declaraciones juradas de las personas que supuestamente recibieron el pago. Ellos, Revenue Canadá y no cree en nada, por eso es mejor que tengas las pruebas del pago que hayas hecho.

¿Qué es un trabajador casual u ocasional?
Trabajador ocasional o casual es aquel que nos brinda un servicio por un tiempo limitado y de vez en cuando. Por ejemplo, la persona que nos limpia las ventanas de nuestro negocio u oficina una vez por semana o la persona(s) que cortan el pasto o arreglan los jardines de nuestra casa que la usamos como oficina. Hago esta aclaración para distinguir lo que es un trabajador eventual de un trabajador a tiempo completo o sub.-contratista ya que muchos contribuyentes confunden esta distinción en la declaración de sus impuestos.

Ambos son deducibles, la diferencia es que si tu tienes un trabajador que esta contigo casi todos los días y tu lo pones en tu declaración de impuestos como un “casual worker” te puedes poner en problemas con Revenue Canadá, ya que ellos lo van a considerar como un empleado, el cual estaba sujeto a deducciones. La recomendación es, consulta con los que saben antes de hacer la declaración.

¿Puedo reclamar oficina en casa?
Bajo las nuevas reglas, efectivas desde 1988 y para los futuros años, la deducción de los gastos por el espacio que se utiliza en casa son deducibles bajo dos especificas condiciones: (1) la oficina debe ser usada única y exclusivamente para ganar ingresos por el negocio en forma regular y continua sobre la base de reunirse con los clientes o pacientes; o (2) la oficina debe ser el principal lugar para el negocio.

Para el contribuyente, en el cual su negocio cae bajo el primer criterio, debe usar el lugar de trabajo sola y exclusivamente para ganar income. Esto significa que debe haber un área segregada del resto de la casa para ser usado con el único propósito de hacer negocio. El espacio debe ser usado en forma regular para reunirse con los clientes con cierto nivel de frecuencia, el cual será determinado de acuerdo al tipo de negocio de cada contribuyente. Por lo tanto es importante mantener un registro de citas para justificar el reclamo.

Para los contribuyentes, en el cual su negocio cae bajo el segundo criterio, puede tener dos lugares para los negocios, pero el espacio de trabajo que reclame debe ser el principal lugar de negocio. No puede reclamar dos lugares al mismo tiempo.

¿Si califico que puedo reclamar?
Un negocio con oficina en casa puede generar una cantidad de legítimas deducciones si califica. Las deducciones están basadas en la porción de espacio que ocupe la oficina en casa. Todos los gastos del hogar, incluyendo los intereses de la hipoteca (mortgage), impuestos a la propiedad, seguros, gas, agua, electricidad, mantenimiento, reparaciones, arreglos de jardines, etc.

Para saber la porción de gastos que puede ser deducida, asigna que porcentaje de la casa es usada como oficina. El porcentaje que obtienes es el porcentaje de los gastos que vas a reclamar. Pero en algunos tipos de empresa es diferente el criterio a ser usado, ya que por ejemplo en una casa donde se cuidan niños hay que usar el espacio que se utiliza mas el tiempo.

¿Puedo reclamar gastos de entretenimiento y restaurante?
Reunirse con clientes o futuros clientes es parte importante de todo negocio. Son en estas ocasiones cuando se pueden hacer contactos para vender nuestros productos o servicios.

Revenue Canadá reconoce este tipo de gasto que es necesario para los negocios. Pero desde las reformas establecidas en el año 1988, cuando se podía reclamar hasta el 100% de los gastos en comida y entretenimiento. Desde esa fecha hasta el año 1994 cambio a un 80% el total que se podía reclamar. Después del año 1994 solamente se puede reclamar el 50% de los gastos.

Lo que es importante para que tu puedas reclamar estos gastos es que mantengas los recibos de comidas, cafés o actividades de entretenimiento que tuviste con tus clientes o asociados. Asegúrate de llevar un registro con los nombres de las personas con las que has salido y el motivo de la reunión.

Estoy usando mi automóvil para el negocio ¿Puedo reclamar los gastos?
Las reglas para reclamar los gastos de automóvil son extremadamente complejas. Ellas son aplicables para corporaciones, propietarios o socios, así como también para empleados que califican para reclamar gastos del automóvil contra sus ingresos de empleo.

Los gastos deben ser primero divididos en dos categorías; los que son sujetos a limitaciones y los que no son. Los intereses, depreciación (CCA) y alquiler (leasing) están sujetos a las limitaciones. La cantidad que tu puedes reclamar con respecto de estos gastos, depende de cuando el vehiculo fue adquirido y cuanto fue el costo. Los gastos por reparaciones, estacionamiento, gasolina, seguro, mantenimiento, etc. No están sujetos a ninguna limitación.

El total de los gastos con limitaciones y los gastos sin limitaciones es prorrateado entre el uso personal y el uso para el negocio, basado en el número de kilómetros manejados durante el año para cada propósito. Gastos incurridos enteramente para el negocio como el pago de estacionamiento debe ser reclamado por el total.

Recuerda que si el vehiculo es usado menos del 100% para el negocio o con propósito de trabajo, lleva un registro detallado del uso personal y del negocio, para poder sustentar la deducción por el uso del automóvil en función del negocio o trabajo.

La lista de los gastos que se pueden reclamar en la declaración de impuestos de una compañía o un self-employed son interminables. Esto depende de cada situación o de la naturaleza del negocio. No quiero cansarlos mas con la enumeración de cada uno de ellos. Los puntos que hemos tocado en este artículo son referentes a los tipos de gastos mas comunes dentro de los negocios que manejan en nuestra comunidad. Y no se olvide de esta máxima, NO RECIBO NO DEDUCCION.

Nuestro consejo
Si usted tiene un negocio no espere hasta el último momento para preocuparse por sus papeles. Recuerde que el único beneficiado o perdedor va a ser usted, su negocio es su futuro no lo desperdicie, que bastante tiempo, esfuerzo, sacrificio y dinero nos cuesta. Como ejemplo les puedo decir, que la gran mayoría espera hasta marzo o abril para buscar quien les va hacer la declaración de impuestos, y esperan que en esos meses les den suficiente tiempo para hablar de sus problemas o se los resuelvan con una varita mágica. Por supuesto la excusa es, no tengo tiempo, estoy muy ocupado. Si es así trate de buscarse su tiempo y no lo lamentara ya que en esto no hay magia, lo único que hay es planificaron y esto requiere tiempo.